海南省新闻界书画家协会印章证照管理规定

海南省新闻界书画家协会
Ø 印章证照管理规定
第一章 总则
第二章 印章的种类及定义
第三章 证照的种类及定义
第四章 印章、证照的保管
第五章 印章、证照的审批
第六章 印章、证照的使用
第七章 印章、证照的管理
第八章 附则
第一章 总则
印章、证照是协会经营管理活动中行使职权并承担法律责任的重要标志和工具，印章、证照的管理关系到协会经营管理活动的开展，甚至影响到协会的生存及发展。为安全有效地管理协会印章、证照，防止意外事件的发生，维护协会的利益，特制订本规定。
第二章印章的种类及定义
第一条 公章：协会全称，协会向各政府机关或相关机构登记、注册使用的协会名章，用于协会文件，对外业务往来及特定事务专用。
第二条 法人名章：日常用于财务室对外开具的票据和与协会相关的金融、税务事务，经审批程序之后使用；特殊情况下经法定代表人专项授权使用。
第三条 发票专用章：协会全称加“发票专用章”字样，指定用于本协会各类发票。
第四条 财务专用章：用于财务室对外开具的票据和与协会相关的金融、税务事务以及财务报表。
第三章证照的种类及定义
第五条 营业执照（正、副本）：企业取得企业法人资格和合法经营的凭证。
第六条 协会组织机构代码证（正、副本）：协会在全国范围内唯一的、终身不变的法定代码标识。
第七条 税务登记证（正、副本）：协会依法具有纳税义务，并已向主管机构办理纳税登记手续的证明。
第四章印章、证照的保管
第八条 协会各类印章、证照由相关职能部门和各岗位专人依权限领取并保管。管理人员必须对协会会长、理事会和理事会主席团主席（以下简称“主席”）负责，严格执行保管和使用的制度、纪律。各管理者依权限领取并保管印章、证照，均应在上级领导监管下签收、登记。
第九条 协会秘书处（办公室）：协会公章、营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）。
第十条 协会财务室管理：财务专用章、法人名章、发票专用章，税务登记证（正、副本）。
法定代表人名章由会长（法定代表人）授权管理，并必须与财务专用章分岗位管理。
第十一条 除上述印章、证照外，协会各部门原则上不另配用章。根据发展需要新增印章时，经理事会研究确定。
第十二条 印章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放，不得私自使用及转借他人。印章、证照保管应采取严格防盗措施，下班时间和节假日期间应特别注意安全保管。因管理失误导致损失，则管理人员承担第一责任。如有遗失等意外情况发生，必须及时向秘书长、会长、理事会主席团主席报告，按规定办理。
印章、证照保管人因故请假超过十个工作日，因业务需要时，可临时更换印章保管人。由会长商主席指定临时保管人，并做好交接记录。临时保管人保管期间应同样做好印章、证照使用登记；此间如发生责任事故，同样追究责任。
第五章 印章、证照的审批
使用印章、证照，必须严格履行批准手续，按审批制度规定拥有使用权力的批准人签字，并在专用登记本上完整清楚地登记相关事项：使用（经办）人、使用项目、时间、审批人及特别备注等。
第十三条 协会因内部公文、对外业务文书等须加盖公章，由经办人（或经协会办公室初核）。报协会会长和主席审批后，方可用印。
第十四条 协会各部门、各分会拟定合同、协议、备忘等，均须按照协会合同签订审批流程，报协会会长、主席审批后，方可用协会公章。不得以其他印章签署合同、协议、备忘。
第十五条 协会各部门、各分会因业务需执营业执照正、副本复印件时，由经办人报协会秘书长审批。
第十六条 财务人员根据国家财务管理法规，依协会财务管理相关制度，在常规财务工作范围内，规范使用财务印章、证照，由财务负责人（暂缺专人时，由秘书长或办公室负责人）审批。
第十七条 协会会长授权财务部门管理以及常规情况下使用法人名章。财务部门现金支取、支票转账类常规业务使用法人名章时，由被授权人根据制度约定规范使用。其他任何情况下使用，都必须由会长（法定代表人）亲笔专项批准，方可使用；如无会长亲笔签批，单独或配合公章使用法人名章，均为无效。
第十八条 协会对外合作、投资、贷款、担保、抵押、融资租赁等合同，以及上述各项使用印章、证照，均应有协会会长签批，并经主席特别专项授权，否则无效。
第六章 印章、证照的使用
第十九条 协会印章、证照的使用，遵循“谁签字谁负责”的原则，严格把关。
第二十条 印章、证照保管人应对文件内容和印章、证照使用审批签署情况予以核对，经核对无误方可用印或提供相关证照。无审批或审批环节不完整，不符合规定或违反操作程序的，应坚决退回，不得用印或提供相关证照，否则严格追究责任，直至移送司法机关。
印章保管人对其所保管印章的使用拥有最后的决定权或否定权，是印章使用权限人，发现问题有权向上级或越级报告。
第二十一条 加盖公章，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。
第二十二条 合同、协议、备忘类文书，除应做到上款规定外，且加盖骑缝章。
第二十三条 营业执照正、副本复印件如需要时可加盖公章，但须注明此复印件仅用于申请人填报的事由以及有效期限。
第二十四条 使用印章、证照的过程要详细登记，登记凭据分别由印章、证照保管人留存，定期整理并按原始页码号归档以便查证。
重要文件用章后应同时保留一份原件或复印件备案。
第二十五条 各类公章、名章一律不得用于空白的介绍信、支票、单据、证件、奖状、协议、便笺等。
第七章 印章、证照的管理
第二十六条 公章一般应在上班时间并在办公室范围内使用，特殊情况下班后使用公章，应由主管领导特别批准，并同样办理申请和审批手续。如确因特殊需要，不能办理相应手续，应由主管领导向更高一级领导请示，获得明确授权，并于事后立即补办手续。
第二十七条 印章、证照原则上不许带出协会办公区，确因工作需要将印章、证照带出使用时，应事先书面报经秘书长、会长批准后由两人以上共同携带使用。印章、证照带出期间，责任由带出部门负责；不能按时归还的，责任由当事人及批准人承担。
第二十八条 协会营业执照、组织机构代码证年检由协会秘书长（办公室）负责，相关部门有义务协助其工作。
第二十九条 协会税务登记证年检由财务室负责，相关部门有义务协助其工作。
印章、证照保管人因工作调动或职位调整，应按规定在上级领导监管下办理交接手续。
第八章附则
第三十条 违反本规定给协会造成损失的，由协会对违规者予以处罚；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
本规定自协会理事会通过之日起执行。一般解释权归秘书长（办公室），最终解释权归理事会主席团。